Eventi aziendali: come e perché organizzarli

Un evento aziendale ben organizzato consente di ampliare gli spazi dedicati alla creazione di rapporti duraturi tra gli stakeholders. Si tratta di una vera e propria risorsa che i brand possono sfruttare per raggiungere obiettivi molteplici e differenziati. Affidarsi ai professionisti nel settore dell’organizzazione eventi può portare risultati eccellenti in termini di arricchimento della brand identity e della brand reputation. Questo è possibile perché, con la partecipazione delle persone nello spazio realizzato ad hoc, le serate dedicate ad un’azienda o un’iniziativa che coinvolge più brand permettono di irrobustire i legami tra i lavoratori ed arricchire i rapporti con le altre imprese, oltreché aumentare le possibilità di fidelizzare nuovi clienti.

Le diverse tipologie di evento

Gli eventi sono veri e propri strumenti di marketing e comunicazione messi a disposizione delle aziende di ogni dimensione e permettono di raggiungere diversi obiettivi strategici favorendo la connessione tra i partecipanti. A tal riguardo, è possibile individuare tre tipologie di evento in base all’audience di riferimento scelta:

• Corporate events: si tratta di serate aziendali che hanno l’obiettivo di permettere al personale d’azienda di sentirsi parte integrante delle strategie e dei singoli progetti tramite le attività di team building. Questa tipologia di eventi consente di fornire occasioni di formazione ulteriore al team aziendale o di presentare un progetto con il fine di stimolare la collaborazione e valorizzare le relazioni interpersonali tra i dipendenti;
• Trade events: si tratta di eventi business to business (B2B) e, dunque, rivolti ai partner commerciali dell’azienda. In questa tipologia di evento è possibile incontrare faccia a faccia le altre imprese ed i fornitori di beni e servizi, con l’obiettivo di stipulare nuovi contratti, discutere dei trends di settore, fornire premi e stabilire nuove connessioni nel mercato interorganizzativo;
• Consumer events: quest’ultima tipologia di evento rientra nelle strategie comunicative business to consumer (B2C) e, pertanto, si concentra sul legame tra brand e visitatori. In genere, le imprese optano per i consumer events per generare brand awareness o mostrare nuovi prodotti, con l’obiettivo finale di fidelizzare nuovi clienti attraverso la trasmissione delle informazioni face-to-face.

Le formule dei corporate, trade e consumer events possono anche essere utilizzate in modalità mix, qualora gli obiettivi stabiliti risultino strutturati su più livelli. In tal caso, è sempre meglio affidarsi ai professionisti per la realizzazione di un evento che possa raggiungere lo scopo principale della serata rientrando nel budget precedentemente stabilito.

Organizzare un evento aziendale step by step

Dai piccoli raduni ai grandi convegni, gli eventi aziendali necessitano di una organizzazione estremamente meticolosa e attenta. Le fasi della programmazione che investono questo ambito strategico dell’impresa possono essere divise come segue:

• fase strategica: questo è il momento dell’ideazione strategica, la scelta della location, del mood della serata e dell’individuazione del budget che si intende investire. In questo momento è importantissimo riuscire a riconoscere gli obiettivi concreti su cui costruire l’evento oltreché i relativi KPI da utilizzare nella fase finale;
• fase dell’evento: a seguito dell’allestimento e del termine dell’ultima prova generale, è possibile dare il via all’evento aziendale. In questa fase, è fondamentale che tutto vada per il meglio, soprattutto se ci sono strumenti tecnici coinvolti. Insomma, nessun’azienda desidera riscontrare malfunzionamenti nella presentazione power point o che il microfono non funzioni per tutta la serata. Questi sono solo alcuni degli elementi da monitorare durante il corso dell’evento;
• fase post-evento: una volta concluso l’evento, individuare il sentiment generale ed accertarsi di aver rispettato il budget è di fondamentale importanza. Dunque, in questa fase è possibile quantificare i frutti dell’intera serata o convegno aziendale.

Vien da sé che, la fase iniziale pre-evento rappresenta il momento in cui investire più energie per la realizzazione dell’evento perfetto. Ad ogni modo, è necessario che anche le ultime due fasi siano gestite adeguatamente da un team di esperti per far sì che la serata possa procedere naturalmente senza intoppi e che si possa accertare, al termine dell’evento, il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Event management: perché affidarsi ai professionisti

Alla luce di quanto detto finora, si può affermare che la realizzazione di un evento di successo è un’operazione piuttosto complicata e che richiede una certa esperienza. A tal proposito, contattare dei professionisti nell’organizzazione di eventi può davvero fare la differenza, poiché:

• si occupano dell’analisi dell’azienda, del naming, della realizzazione dell’identità visiva dell’evento e dell’intero programma strategico;
• coadiuvano l’impresa nella definizione degli obiettivi, del target di riferimento e della location;
• permettono di selezionare la tipologia di evento più adatto rispetto agli obiettivi da raggiungere;
• intrattengono i rapporti con i fornitori, si occupano della selezione del personale coinvolto, dalla sicurezza al servizio hostess;
• progettano e realizzano gli stand nel caso dei trade e consumer events e, più in generale, possono dedicarsi al montaggio e allo smontaggio degli elementi necessari;
• mettono a disposizione un team competente per la direzione tecnica ed artistica dell’evento;
• si occupano della gestione del budget e della raccolta e analisi dei feedback post-evento.

Ogni serata o convegno aziendale dev’essere memorabile e dar frutti e, per questo, l’attenzione ai dettagli è fondamentale. Per le agenzie di comunicazione la cura dei dettagli è all’ordine del giorno e, affidarsi alla loro competenza, aumenta le probabilità di raggiungere gli obiettivi e rendere un evento aziendale strategicamente vantaggioso. Dunque, la vasta gamma di servizi offerti da un team di esperti può adeguarsi ad ogni genere di esigenza e occuparsi dell’intero processo organizzativo e di gestione.

I risultati di un evento di successo

Implementando piccoli e grandi eventi nel mix di comunicazione adottato dall’azienda è possibile:

• arricchire la brand identity e migliorare la brand reputation;
• differenziarsi dai competitor;
• trasmettere progetti aziendali e nuovi prodotti tramite la copertura mediatica dell’evento.

In conclusione, scegliere di organizzare un evento con l’aiuto di un team di professionisti in grado di definire step by step tutti i dettagli, può diventare un’enorme opportunità di rafforzamento del brand poiché possono favorire il networking di settore, realizzare nuove connessioni interne o rafforzarle e, infine, ingaggiare nuovi clienti e fidelizzare quelli preesistenti.

Ci occupiamo da anni e con successo di organizzare eventi aziendali che possano non solo dare la giusta visibilità al progetto promosso, ma anche ai partner organizzatori. Pianificare un momento di condivisione con colleghi, clienti ed esperti presuppone organizzazione e visione strategica, elementi che utilizziamo nei nostri eventi. Molte aziende prestigiose ci hanno scelto come punto di riferimento per la pianificazione di serate di gala, convegni o presentazioni di prodotti che si sono rivelati un vero e proprio successo.