Come partecipare a una fiera di settore

Dalla creazione dello stand alla pianificazione delle attività di comunicazione: scopri come partecipare a una fiera di settore in modo efficace.

Come partecipare a una fiera di settore: tutto quello che devi sapere

Partecipare alle fiere di settore è per le aziende un’opportunità irrinunciabile per promuovere i propri servizi e/o prodotti e attirare nuovi potenziali clienti. Questi eventi sono anche un’occasione per ottenere un guadagno in termini di brand awareness e brand reputation.

Ma come partecipare a una fiera per raggiungere i propri obiettivi di business? Bisogna disporre di uno stand originale e innovativo, che sia in grado di catturare l’interesse dei passanti, e creare una strategia di comunicazione efficace per promuovere la partecipazione all’evento e costruire rapporti di fiducia con chi vi prende parte.

L’importanza di avere uno stand che catturi l’attenzione

Lo stand è una vera e propria vetrina per il brand e, in quanto tale, riveste un’importanza fondamentale: costituisce il primo contatto del cliente con la realtà aziendale e deve essere in grado di catturare immediatamente la sua attenzione e di comunicare i valori e l’identità del marchio.

Lo stile e le grafiche dello stand devono rendere l’azienda riconoscibile e comunicare un’immagine accattivante. È possibile optare per un fondale brandizzato oppure per roll-up, vele e totem personalizzati, in grado di catturare immediatamente l’attenzione.

È consigliabile inserire il logo dell’azienda nella parte alta dei supporti, insieme a payoff e altri messaggi importanti, in modo che siano visibili anche da lontano e catturino lo sguardo dei visitatori.

L’obiettivo principale è trasmettere un senso di accoglienza e cura per i dettagli. Un’idea interessante è dividere lo stand in due zone distinte: una più informale, con delle poltroncine e magari un corner catering, che favorisca un clima confidenziale e rilassato, e una più formale che assomigli a un temporary office in cui approfondire le trattative.

Per rendere lo stand più innovativo è possibile optare per allestimenti tecnologici, posizionando per esempio tablet muniti di cuffie su cui guardare un video di presentazione accattivante.

L’uso della realtà aumentata è una proposta interessante per accompagnare i visitatori in un viaggio alla scoperta dei prodotti e della vita dell’azienda. Queste soluzioni sono da considerare anche per costruire uno stand più sostenibile e diminuire il consumo di carta.

Attività di comunicazione pre-fiera

Prima della fiera è fondamentale che l’azienda promuova la propria partecipazione all’evento nel modo corretto, con una strategia di comunicazione efficace.

Gli strumenti migliori da utilizzare per le attività di comunicazione pre-fiera sono:

• sito web: il sito aziendale deve contenere tutte le informazioni sulla partecipazione all’evento e deve essere aggiornato prima della fiera. È utile creare una sezione dedicata a questa tipologia di eventi e una pagina specifica per ogni fiera a cui si partecipa per invogliare gli utenti a prendervi parte e permettere loro di trovare facilmente lo stand;
• social network: comunicare la partecipazione alla fiera sui social network è un passaggio obbligatorio. È consigliabile anche sponsorizzare i post per raggiungere un pubblico ancora più vasto e inserire dei link che rimandino al sito aziendale per maggiori informazioni;
• newsletter: un altro aspetto da non trascurare è l’email marketing per invitare all’evento coloro che sono già clienti dell’azienda. È possibile creare una campagna di newsletter anche con largo anticipo, qualche mese prima della fiera. Le email di promemoria devono raccontare il programma che l’azienda intende proporre ai visitatori. Pochi giorni prima dell’evento, invece, è consigliabile inviare un invito personalizzato a ogni contatto.

Infine, è bene ricordarsi di inserire in tutte queste comunicazioni il logo della fiera, per collegare il brand alla campagna di promozione che porteranno avanti gli organizzatori dell’evento.

Attività di comunicazione durante la fiera

Durante la fiera le aziende devono fare in modo che i visitatori siano invogliati a fermarsi e a conoscere meglio il brand.

Biglietti da visita e buoni da distribuire ai visitatori sono strumenti utili e irrinunciabili, ma è necessario idearli nel modo corretto. È consigliato, per esempio, non stampare brochure ingombranti, dal momento che il cliente deve portarsele dietro per tutta la fiera e potrebbero diventare un impiccio. Meglio scegliere brochure pieghevoli e che possano essere riposte comodamente in una cartelletta formato A4.

Potrebbe essere utile anche scrivere un opuscolo con una presentazione più approfondita dell’azienda, da lasciare solo ai visitatori che si dimostrano realmente interessati.

Se il budget lo permette, è possibile distribuire anche dei gadget, magari di due tipi diversi: uno per il pubblico di passaggio e uno per i visitatori che si fermano a parlare col personale dello stand. In entrambi i casi, deve essere un oggetto che rappresenti l’azienda e il suo settore e che possa essere utile per il cliente, in modo che associ il brand a qualcosa che risponde alle sue necessità.

La campagna di promozione deve continuare a pieno regime anche durante la fiera: le aziende possono mostrare l’evento ai propri contatti con delle live sui social network o postando foto e video della fiera. Bisogna invitare gli utenti a visitare lo stand, senza dimenticarsi di fornire sempre le indicazioni necessarie per raggiungerlo.

Attività di comunicazione post-fiera

Lo scopo delle aziende che partecipano alle fiere di settore è ottenere visibilità e raggiungere nuovi potenziali clienti. Affinché ciò sia possibile, al termine dell’evento, è necessario coltivare le relazioni create durante la fiera per trasformare i visitatori interessati in nuovi clienti.

Dopo la fiera è importante ringraziare chi ha partecipato e condividere foto e testimonianze dell’esperienza in modo tale da farla rivivere anche a chi non è riuscito a prendervi parte.

Nei giorni immediatamente successivi all’evento, le visite al sito web aziendale dovrebbero aumentare: se la fiera si rivela un successo, infatti, i visitatori incuriositi sono soliti andare alla ricerca di maggiori informazioni. È bene che sul sito trovino tutto ciò che cercano, ma anche contenuti inerenti all’evento appena concluso. Un’idea è scrivere un articolo blog dove si racconta dell’esperienza in fiera e si ringraziano coloro che hanno partecipato.

È utile anche continuare a condividere sui social network foto e video della fiera per tenere accesi i riflettori sull’azienda. Le attività di comunicazione post-fiera, infatti, aiutano il brand ad emergere rispetto ai competitor.

Dopo l’evento, è consigliato inviare un’email ai partecipanti, per ringraziarli, fare un recap dei momenti salienti della fiera e fornire informazioni più dettagliate sui prodotti e/o servizi proposti. Nel farlo, è consigliabile usare un linguaggio più informale del solito, scegliere una struttura o delle grafiche creative che attirino l’attenzione, senza dimenticare di inserire le foto dell’evento.

Partecipare a una fiera di settore, come è chiaro, richiede spiccate doti organizzative e cura per i dettagli, specialmente per quanto riguarda le attività di comunicazione pre, durante e post-evento. La scelta migliore è affidarsi a professionisti del settore: noi di bcentric possiamo fornirti tutto il supporto necessario per partecipare alle fiere di settore nel modo più efficace possibile e aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business.