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Come organizzare eventi aziendali di successo

Eventi aziendali di successo: dalla pianificazione all’esecuzione

Gli eventi aziendali sono un’opportunità di scambio, condivisione e confronto. Sono l’occasione per promuovere la propria immagine e ottenere un guadagno in termini di brand awareness, a partire dall’interazione diretta con il proprio pubblico, attirando nuovi clienti e fidelizzando quelli già acquisiti.

Perché l’evento venga ricordato, è necessario che tutto si svolga senza intoppi e che l’azienda promotrice riesca a stabilire una connessione emotiva con i partecipanti, in modo da far nascere nuove relazioni e coltivare sentimenti di appartenenza e riconoscimento.

Per organizzare eventi aziendali di successo è vietato improvvisare: è necessaria una pianificazione attenta che comprenda, da una parte, la definizione del concept e degli obiettivi da raggiungere e, dall’altra, l’organizzazione dettagliata delle attività esecutive.

Gli obiettivi dell’evento

Il primo passo per organizzare un evento aziendale di successo è definire chiaramente gli obiettivi da raggiungere. Perché si vuole organizzare l’evento? Quali risultati si spera di ottenere? Trovare una risposta a queste domande è fondamentale per la buona riuscita di tutte le fasi successive.

A titolo esemplificativo, l’obiettivo può essere aumentare le vendite, lanciare un nuovo prodotto e/o servizio, accrescere la notorietà del brand, formare il personale, incontrare vecchi clienti o conquistarne di nuovi.

Una volta stabiliti gli obiettivi, è il momento di pensare a quale tipologia di evento organizzare per raggiungerli: congresso, seminario, convegno, workshop e fiera sono solo alcuni esempi

A guidare questa decisione devono essere non solo gli obiettivi prefissati, ma anche il budget a disposizione ed il target di riferimento. Per quanto riguarda il budget, il consiglio è prevedere sin dall’inizio un margine di variabilità per le spese extra, senza dimenticare che tra queste rientrano anche quelle legate alla promozione dell’evento. In merito al target, per definire chi è il pubblico di destinazione bisogna considerare gli obiettivi da raggiungere.

Concept design

Ciò che distingue un evento di successo da uno fallimentare è un concept design in grado di valorizzare al meglio il proprio brand. Il riferimento è a tutti gli elementi comunicativi attraverso cui l’azienda può promuovere la propria immagine durante l’evento.
Il concept design comprende la creazione di locandine, biglietti da visita, badge e brochure, la scelta dei colori e dei caratteri tipografici, la produzione di gadget personalizzati e, in generale, la progettazione di tutto ciò che può contribuire a conferire all’evento un’identità chiara, in linea rispetto ai valori e all’immagine aziendale.

Allestimento e catering

Allestimento e catering sono due elementi chiave a cui prestare attenzione quando si vuole organizzare un evento aziendale di successo. Investire tempo e budget nella pianificazione ed esecuzione di queste attività è cruciale per garantire ai partecipanti un’esperienza memorabile e raggiungere gli obiettivi prefissati.

L’allestimento gioca un ruolo determinante sull’impressione che i partecipanti avranno dell’evento. È opportuno che location, arredi e decorazioni riflettano l’identità del brand e contribuiscano a creare un’atmosfera accogliente, in grado di favorire la partecipazione e stimolare l’interesse degli avventori. La fase di pianificazione è importante, ma anche quella esecutiva non è da meno: è indispensabile poter contare sul supporto di professionisti del settore che possiedono le competenze e gli strumenti adatti per creare un allestimento di qualità.

Il catering svolge un ruolo altrettanto essenziale. Indipendentemente dalla tipologia di evento, è di primaria importanza prevedere un momento di pausa e convivialità per i propri ospiti. È bene affidarsi a fornitori di fiducia e tenere conto delle esigenze alimentari di tutti: vegetariani, vegani o intolleranti al glutine e al lattosio. Un catering ben pianificato non solo offre un momento di svago agli invitati, ma favorisce anche il networking.

Comunicazione pre-evento e attività post-evento

Un evento aziendale di successo non inizia quando i partecipanti arrivano presso la location e non finisce quando tutti tornano a casa e le luci si spengono. La comunicazione pre-evento e le attività post-evento sono tanto importanti quanto scegliere una bella location o progettare un buon allestimento.

Le attività di comunicazione pre-evento sono l’occasione perfetta per suscitare interesse tra i potenziali partecipanti. La promozione attraverso social media, e-mail marketing e volantini (solo per citarne alcuni) permette di raggiungere un pubblico ampio, attirare nuovi clienti e creare un clima di attesa attorno all’evento.

Le attività post-evento sono altrettanto essenziali perché permettono di consolidare gli obiettivi raggiunti. Consistono nella condivisione di contenuti inerenti all’evento, nella pubblicazione delle testimonianze dei partecipanti e nella raccolta di feedback. Si tratta di attività attraverso cui l’azienda può mantenere vivo l’interesse intorno al brand e rafforzare il legame con gli avventori. Soluzioni che consentono anche di valutare il successo dell’evento e di identificare aree di miglioramento per eventuali edizioni future.

Il modo migliore per assicurarti che il tuo evento aziendale sia un successo è affidarti ad esperti del settore. Noi di bcentric abbiamo maturato una profonda esperienza in questo ambito: possiamo aiutarti a creare un evento memorabile e a dare al tuo progetto la visibilità che merita.

 

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